こんにちは！
本日のテーマは、仕事の依頼の仕方（社内編）【5つのおすすめ方法とコツ】です。
嫌な顔されたくないし、気持ちよく引き受けてもらうコツはないかな？
僕も昔結構悩んだので、実体験をまじえて解説していきます。
この記事ではこんな疑問にお答えします！
本記事の内容！
- 仕事の依頼をする「おすすめ方法５つ」
- そもそも依頼しにくい「原因」
- 依頼がスムーズにいくと「変わること」
本記事は下記のような人に読んでもらうことを想定しています。
・仕事の上手い依頼の仕方が分からない
・仕事を依頼すると文句を言われそう
・気持ちよく依頼を引き受けてもらう方法が知りたい
僕も昔、仕事柄、社内の関係者に仕事を依頼する仕事が多かったのですが、最初は「嫌な顔」されたり、人によっては「文句言ってくる人」もいて、かなり苦労しました。
仕事も進まないので、何か「うまい方法」は無いかと考え、効果があった改善策がいくつかあったのでご紹介します。
この記事は下記を目的としています。
- 気持ちよく仕事を引き受けてもらう「方法」が分かる
- 仕事の依頼が「怖くなくなる」
本記事の信頼性！
この記事を書いている僕はこんな経歴です！
- IT上場企業で、営業を約10年経験
- 過去飲食業界や教育業界、イベント業界も仕事を経験
どの業界でも仕事の依頼をするタイミングはたくさんありました。
ここでは「経験に基づいたリアルな情報」を記載していきます。
仕事の依頼をする「おすすめ方法５つ」
僕が実際に試して効果があったのは、下記の5つです。
- 仕事を依頼する際、依頼内容を「完璧にする」
- 相手の仕事の忙しさを「事前に確認しておく」
- 仕事を「お願いしないといけない理由」を明確にする
- 依頼することで「達成したい目的」を伝える
- 毎回必ず「感謝の気持ち」を伝える
順番にみていきましょう。
①仕事を依頼する際、依頼内容を「完璧にする」
仕事の依頼内容は完璧にしましょう。
なぜなら、仕事をお願いする上で、相手に嫌な印象を与えないための最低限の誠意だからです。
依頼される立場から考えたとき、「仕事の依頼を受ける」ことは、基本面倒くさいですよね。
面倒臭いという前提がある上で、依頼される内容が不完全だったり、内容が良く分からなかったりすると、何をしたいか分からずもう不機嫌MAXになります。
具体的には下記の点を、最低限そろえておきましょう。
- いつまでに依頼を完了してもらいたいか？
- 依頼を進めてもらう上で、必要な資料、必要な情報は完璧にそろっているか？
- 情報に不備、不足、誤記はないか？
ポイントは仕事を依頼した時に、相手から質問が一つも出ないことを目標にしてください。
③相手の仕事の忙しさを「事前に確認しておく」
事前に今の相手の仕事ボリューム、忙しさを把握しておきましょう。
人対人なので、仕事とは言え当然感情が混ざります。
相手からして「なんでこの忙しいタイミングで依頼してくるんだ」と思われないタイミングを事前に見計らうことが必要です。
同じ依頼をするにも、このタイミングを見計らうだけで、相手の印象が全然違います。
③仕事を「お願いしないといけない理由」を明確にする
依頼しようとしている人に、何故「あなたに依頼しないといけないのか」を明確にしておきましょう。
例えば自分で出来ることで、自分でやる時間もある、だけど人に依頼する、はおかしいですよね。
緊急度の高い仕事がある、自分ではここまでやったけど、ここから先はあなたでないと出来ない、など自分の中でしっかり明確に理解しておきましょう。
理解せずに「とにかく依頼する」の思考だと、何か聞かれたとき99％しどろもどろになります。
④依頼することで「達成したい目的」を伝える
その依頼をすることで、あなたが達成したい目的を伝えておきましょう。
この目的を伝えることによって、万が一後から確認事項が出たとしても、ある程度やればよいことが予測できるからです。
例えば下記2点どちらの依頼が良いか考えてみてください。
- 「打合せの資料をデータで渡すので、10部印刷しておいてくださいと依頼する」
- 「今日15時開始予定のお客様との打合せで使う資料をデータで渡すので、10部印刷しておいてくださいと依頼する」
間違いなく②番ですね。
今日15時開始と分かれば、優先度高く対応することが分かり、またお客様への資料のため、カラーで印刷、クリップ留めが必要など確認しなくても推測出来るからです。
一回のコミュニケーションで、いかに手戻りなく、確認の遣り取りを少なく出来るかが大切ですね。
お互いに最小限の時間で仕事を進められるように、配慮して依頼しましょう。
⑤毎回必ず「感謝の気持ち」を伝える
意外と出来てない人が多いです。
たとえ依頼を受ける役割の人であっても、あなたはお願いする立場なので、謙虚に依頼をし、完了してくれた際は必ず感謝の言葉を伝えてください。
自分の担務する仕事をやってくれたので、「ありがとう」を言うのは当たり前ですよね。
仕事だからという視点より、人と人との関係性を上手くやっていくために、大切なことです。
「やってくれて当たり前」というスタンスで依頼する人がたまにいるのですが、本当に良くないです。
自分が依頼される側だったらどうかを考えてみてください。
また少しズレますが、万が一依頼をお願いした人がミスした時も、人のせいにしないでください。
お願いをした自分の説明不足、確認不足という意識をもってください。
というのも、僕の職場で依頼してミスがあったときにその人のせいにする人がいるのですが、人間関係修復不可なところまでいった人がいます。。
外から見ていても、やっぱり格好悪いですよね。
そもそも依頼しにくい「原因」
依頼しにくい原因のほとんどは、依頼したときの相手の「反応」が気になる、又は怖いからではないでしょうか？
特に高圧的な人に依頼しないといけない場合、本当に嫌ですよね。
人によって不機嫌な態度をとったり、時には難癖つけて断ってくる人もいるでしょう。
どんなパターンでも一つ言えることは、相手も人間だということです。
人間である以上、ある程度仕事の内容やボリューム＋感情であなたの依頼への対応を判断します。
基本依頼される相手の立場になって考えると、自然と押さえておいたほうが良いポイントが出てきます。
先述した5つの方法がそのポイントです。
特に依頼に対して、相手からの突っ込みが絶対入らないほど完璧にしてください。
依頼がスムーズにいくと「変わること」
依頼がスムーズにいくと、業務効率と人間関係が変わります。
業務効率が格段に上がる
依頼がスムーズにいくと、お互いに手戻りや確認が少なくなりますので、仕事の効率が上がります。
僕の経験上だと、依頼の内容ごとに「スムーズにいく流れ」が分かってきます。
資料の印刷なら、納期、目的、サイズ、白黒カラーが必要な情報だなと、依頼のフォーマットが自分の中で出来てきて、相手も理解してくれるようになります。
連携が上手くいくので業務効率が大幅に上がります。
人間関係が良くなる
仕事がスムーズにいくと、依頼する人からの評価が上がり、人間関係が良くなります。
またあなたが依頼をしたいと思った時、今まで依頼しにくかった後ろ向きな気持ちがなくなりますので、依頼タイミングでの余計な迷いが消えます。
僕も最初とても依頼しにくい人がいたのですが、スムーズな依頼が出来るようになってからは全く苦手意識もなく依頼できるようになりました。
相手も快く受け入れてくれて、最近では依頼したこと以上の成果で返してくれるようになりました。
仕事の依頼をする「おすすめ方法５つ」
⇒是非試してください。僕はこの5つを実施して180度変わりました。
そもそも依頼しにくい「原因」
⇒依頼することでのリアクションの恐怖が原因です。
事前にしっかり準備し、「完璧」の状態で依頼しましょう。
依頼がスムーズにいくと「変わる業務効率と人間関係」
⇒業務効率と人間関係が良くなります。特に人間関係が良くなると、今までの気持ちの負担がぐっとなくなります。
仕事の依頼の仕方（社内編）【5つのおすすめ方法とコツ】いかがでしたでしょうか？
是非前向きに考えてみてください！
本日はここまでです。
ではまた！
