こんにちは！
本日のテーマは、仕事で電話が苦手な人の対処法5つ【電話が嫌いな人向け】です。
仕事場で電話が鳴るのが怖い。。少しでも気持ちが楽になる方法はないかな
僕も会社に入ったばかりの頃、電話対応が本当に苦手でした。
今はかなり克服できたので、経験から、少しでも電話が怖くなくなる方法をご紹介します。
この記事ではこんな疑問にお答えします！
本記事の内容！
- 仕事の電話が苦手な「原因」
- 苦手な電話が怖くなくなる「方法」
- 電話が怖くなくなることで「変わること」
本記事は下記のような人に読んで頂けたらと思います。
・オフィスや社給携帯電話が鳴るのが怖い
・心の底から電話が嫌い
・電話が怖くなくなる方法を知りたい
例えば僕の場合、特に仕事を始めたばかりの頃、オフィスにいるときは真っ先（2コール以内）に電話に出ることを求められ、「プレッシャー」で毎朝会社に行くことが憂鬱でした。
傍から見ると「電話ぐらいで。。」と思われそうですが、本人にとっては大きい悩みなんですよね。
時には「クレーム」の電話も受けるので、自分悪くないのに謝ることも多々ありました。
当時は何度電話がこの世から消えてしまえば良いかと思ったか、数え切れません。笑
今ではしっかりと克服できたので、僕の経験を基に対策方法をお伝えできればと思います。
この記事は下記を目的としています。
- 電話が怖い「原因」が分かる
- 電話が怖くなくなる「方法」が分かる
本記事で説明していきます。
本記事の信頼性！
この記事を書いている僕はこんな経歴です！
- IT上場企業で、営業を約10年経験
- 過去飲食業界や教育業界、イベント業界も仕事を経験
ここでは「経験に基づいたリアルな情報」を記載していきます。
仕事の電話が苦手な「原因」
僕の経験上、主に下記が原因になることが多いです。
- 電話が鳴った時、相手と上手く喋れる自信がない
- 電話をとった後、上手く取りつげるかが不安
- 相手の声が聞き取りづらい不安
最近では「チャット」や「メール」の伝達手段が増えてきました。
しかし電話がなくなることはまだ暫くないでしょう。無くならない以上、中々避けては通れません。
いかに「自分が負担を感じずに対応できるようにするか」を考える必要があります。
①電話が鳴った時、相手と上手く喋れる自信がない
電話がかかってくるタイミングは、いつも自分が「予測出来ないタイミング」であることがほとんどです。
言い換えると「いきなりかかってきて、いきなり対応しないといけない」ことがほとんどです。
また「顔が見えない相手」と、「考える暇もなく応対」しなければいけないので、更にハードルが上がっていきます。
②電話をとった後、上手く取りつげるかが不安
勇気を出して電話をとって、「〇〇さんお願いします」と言われた時に、「上手く取りつげるか」不安なパターンです。
通常は一度「保留」にして、社内に在籍していれば指定の人に回し、不在の場合は先方に不在である旨、「伝言」又は「折り返し」の連絡をさせる流れになります。
このフロー、単純に見えますが、慣れてないと本当にテンパります。
③相手の声が聞き取りづらい不安
意外と多いです。
電話先の人が、「声が小さかったり」、「活舌が悪かったり」、時には「回線の接続状況が悪かったり」すると、本当何言っているか分からないです。
何度も聞き返すのも、相手に悪いような気がしてしまいますよね。
また伝言を受けて「専門用語」を早口で喋られたりするともうフリーズ状態です。
僕は電話機が原因だと思い、当時2回ほど総務に電話を交換してもらいましたが、改善されなかったという苦い経験があります。
苦手な電話が怖くなくなる「方法」
改善方法は下記の通りです。
- 電話の「保留」、「転送」の仕組みを完璧にマスターする
- 「受話音量」を大きめに設定する
- 電話の「パターンフロー」をノートに書いておく
- 「よく電話くる人リスト」を作成し、眺めておく
- とにかく電話にでて、「経験を重ねる」
全部僕が試して効果があったことです。
①電話の「保留」、「転送」の仕組みを完璧にマスターする
まずは電話対応をスムーズに進めるための、環境を整えましょう。
何故なら電話不安の一部が、大幅に改善されるからです。
電話の機能は年々「多機能」になってきており、パッと見「転送」するための方法も分かりづらい機種が多いです。
電話が来て、保留ボタンはどこにあって、保留を押した後に、転送ボタンを押した後、転送先の内線をプッシュ、その後転送先の相手が出たらこちらの受話器を切る、、、
といった、会社の電話機の転送手順があるはずです。
まずは頭でしっかり理解して、軽く練習しておきましょう。
誰か手伝ってくれる人がいれば、外線から電話してもらい、上手くいくか検証しておくとよいです。
この転送する時に混乱してしまい、操作ミスで「永遠保留」、または「切断」されてしまうということも稀にあります。
操作が全て頭に入っていれば、電話に出ることの不安も一つ解消されるでしょう。
②「受話音量」を大きめに設定する
「声が小さい人」、「活舌が悪い人」は結構多いです。
たまに「きつい方言」入る人もいますね。
こういった人達の声を少しでも聴きとりやすくするために、自分の「受話音量」を事前に上げておきましょう。少しうるさいくらいでも良いです。
設定することで聞きやすくなるのであれば、全て事前に準備しておきましょう。
③「電話のパターンフロー」をノートに書いておく
電話の「フロー」をノートにメモしておいてください。
電話応対はだいたいパターン化されており、主に下記です。
- 自分への電話
- 社内の別の人への電話
- それ以外の電話（商品問合せなど）
自分への電話だった場合、そのまま要件を伺いましょう。
社内の別の人への電話だった場合、さらに①社内に居れば転送、②不在であれば伝言の2パターンのフローになります。
それ以外の電話だった場合は、要件次第です。
例えば自社商品の詳細を知りたい、などであれば、自分で認識している範囲で説明し、分からなければ、「確認して折り返します」という流れにしましょう。
このような大枠のパターンを簡単にでも見える位置においておくことで、心理的に安心出来、落ち着いて対応が出来ます。
④「よく電話くる人リスト」を作成し、眺めておく
電話をしてくる人は「凡そ固定されていることが多い」です。
特によくかかってくる人をリスト化しておくことで、完璧に聞き取れなかったとしても、音のニュアンスで推測できるようになります。
僕は最初の頃、聞き取りづらい会社名がよくあったので、全部電話応対した会社をメモしていくようにしました。
少しづつ覚えていくので、おすすめの方法です。
⑤とにかく電話にでて、経験を重ねる
ここまでの対策をとった後は、とにかく回数を重ねましょう。
電話対応は「慣れること」がとても重要です。
慣れるまでがきついですが、ある程度回数をこなしてくると、何も考えなくても流れ作業で対応することで出来るようになります。
繰り返しますが、僕も本当に電話をとることが嫌でした。
嫌でもとらないといけないので、出来る準備をした上で電話を取り続けました。
何回か電話をとってくると、いつの間にか「自然と電話対応できている自分」に気づくタイミングが必ずあります。
電話が怖くなくなることで「変わること」
「同僚」や「上長」から信頼されるようになります。
なぜなら電話対応はみんな出来れば避けたいと思っている仕事の一つで、その仕事をあなたは率先して対応出来るからです。
また不思議なんですが、電話対応が出来てくると「自分は仕事をしている」という自分の実感と、周りもその空気感を感じ取ります。
「自己肯定」にも繋がり、とても「充実感」が出るので、是非克服しましょう。
仕事の電話が苦手な「原因」
⇒電話の取次ぎ方法や、見えない相手と考える間もなく話さなければならないプレッシャーが原因になりやすいです。
苦手な電話が怖くなくなる「方法」
⇒まず事前に準備出来ることを全てやりましょう。電話の転送の方法、電話のフロー化、よくかかってくる人のリスト化など。
電話が怖くなくなることで「変わること」
⇒周りからの信頼と、自分の自身に繋がります。
仕事で電話が苦手な人の対処法5つ【電話が嫌いな人向け】いかがでしたでしょうか？
是非前向きに考えてみてください！
本日はここまでです。
ではまた！
